Delegationen–en af de kritiske afgørende faktorer for alle, der ønsker at være en effektiv leder eller bestyrer. Og for dem af os kontrol freaks, manglende uddelegering dygtighed kan være en rigtig show prop.
Fordi jo hårdere du forsøger at holde på ting, jo hurtigere de kan komme væk fra dig, og hvis du vil udvide din rækkevidde over din evne til at gøre alt på én gang, skal du uddelegere nogle ting til andre mennesker.
I min business coaching praksis, og vores franchise for business trænere finder vi, at delegationen er simpelthen skræmmende for mange mennesker.
Hvorfor?
Først og fremmest kan du nyde at gøre de ting du har til at uddelegere…
Du tror måske, du gøre det bedre end nogen anden. Du forestille dig, det ikke vil få gjort ordentligt…
Og du ved, det ikke vil få gjort på din måde. Du tror måske endda, hvis du ikke gør at ting, du ikke har nok at gøre.
Vide dette: hvad du holde for dig selv i stedet for uddelegering vil få kortere proces end det fortjener. Disse ting bliver flaskehalse i den fortsatte succes for din virksomhed.
Der er fire nøgler til effektiv uddelegering.
1. give opgaven til en person, der kan få det gjort – en person, der enten er eller har adgang til, færdigheder, viden og midler. Derudover Giv jobbet til en person, der har tid til det. Ikke dumpe dine projekter på en person, der har de nødvendige midler hverken tilgængeligheden.
Hvis du gør det, du simpelthen sætte dem op til fail og indstilling dig op til skuffelse. Ikke bare hånd din opgave til den næste varme krop. Få buy-in fra stedfortræderen. Er de okay med denne ting? Er de tilmeldt, eller er det bare mere arbejde for en person, der allerede er overbebyrdet?
2. kommunikere dine betingelser af tilfredshed. Har du nogensinde spurgt nogen til at gøre noget, og da de kom tilbage sagde, “Åh. Det er ikke, hvad jeg ønskede på alle”? Sørg for du har gensidig aftale om de kritiske krav, der definerer, hvordan denne sag skal håndteres, og hvad resultatet vil ligne.
Bruge SMART mål for at afklare det ønskede resultat sammen med en tidslinje for dens realisering. Også, hvis det er nødvendigt, oprette et målesystem, der vil hjælpe dig og stedfortræderen, om tingene er slået til eller fra sporet.
3. Træn en plan. Afhængigt af kompleksiteten af de uddelegerede opgaven, kan du spørge, at det første skridt være en plan for hvordan man kan få resten gjort. I andre tilfælde kan anmodning være enkel og en plan ikke nødvendigt. Men tænke det igennem.
Hvis du er usikker på, hvordan noget behov for at få gjort, men vil være sikker på, det vil ske efter nogle retningslinjer – få en plan.
4. Endelig, du har brug for en kommunikationsprotokol – hvordan vil du få opdateringer og give feedback eller rådgivning? Hvornår vil de tale eller opfylde? Hvor ofte? Vil de sende dig en e-mail, eller en formel statusrapport? Oprette nogle foruddefinerede mekanisme til at holde dig underrettet og give dem mulighed for at søge vejledning, hvis det er relevant.
Der er stor forskel på uddelegering og abdicere. Når du abdicere siger du – jeg hverken ansvarlig eller ansvarlig for resultaterne. Når du uddelegerer, er du stadig ansvarlig. Beder din stedfortræder til at gøre arbejdet, og derfor være ansvarlig over for dig.
“Aldrig fortælle folk hvordan man gør tingene. Fortælle dem hvad de skal gøre, og de vil overraske dig med deres opfindsomhed.”- General George S. Patton